POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
NOTRE ENGAGEMENT
La Maison de l’amitié est un centre communautaire qui favorise l’intégration sociale des personnes, le développement de l’esprit d’entraide et l’engagement dans la collectivité.
Nous reconnaissons l’importance de votre vie privée et nous nous engageons à respecter la législation applicable sur la protection des données en préservant la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels que nous collectons et dont nous avons la gestion.
La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») s’applique à tous les renseignements personnels collectés, détenus, utilisés ou communiqués à des tiers par la Maison de l’amitié. Les types de renseignements personnels que nous recueillons et traitons varient selon le profil des individus : utilisatrices[1] de notre site Web; bénévoles, étudiantes actuelles ou potentielles; résidentes; locatrices de nos espaces; employées, fournisseurs de services, travailleuses compensatoires, candidates pour un poste, et membres du conseil d’administration; abonnées à notre infolettre, participantes aux activités et événements; membres; et donatrices.
La présente Politique doit être revue tous les trois ans (prochaine révision décembre 2027). Elle est également appelée à évoluer en raison des exigences prévues par les lois et règlements ou à la suite de changements dans les pratiques organisationnelles. Nous apportons des modifications à la présente Politique régulièrement. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. La date de la dernière modification de la politique est indiquée au début de celle-ci. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par courriel).
[1] Dans ce document, le féminin est utilisé pour alléger le texte.
Nous vous encourageons donc à la consulter périodiquement sur notre site web https://www.maisondelamitie.ca afin de prendre connaissance de toute mise à jour.
COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels sur autrui que la Maison de l’amitié recueille, détient, utilise ou communique à des tiers.
Les renseignements personnels sont toute information permettant l'identification d'un individu. Nous nous engageons à limiter la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire, selon votre profil. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.
Nous visons à nous assurer de l’exactitude, l’intégralité et la pertinence des renseignements personnels fournis afin de satisfaire aux exigences relatives à leur utilisation.
Nous nous fions à nos bénévoles, étudiantes, résidentes, locataires, employées, candidates à l’emploi, membres, abonnées à notre infolettre, participantes aux évènements et formations, et donatrices pour obtenir leurs renseignements exacts et pour nous informer quand des mises à jour à ces renseignements sont requises.
Nous obtiendrons votre consentement avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer vos informations personnelles à quelque fin que ce soit, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige.
Le consentement peut être donné oralement, par écrit, ou peut être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des informations personnelles dans le contexte d'une relation continue.
Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins précisées ci-dessus.
Utilisatrices de notre site Web
Lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons des données statistiques dépersonnalisées à l’aide de Google Analytics (telles que votre emplacement et les pages que vous avez visitées). Nous utilisons ces informations à des fins statistiques afin de mieux comprendre les besoins et les intérêts des utilisatrices de notre site Web.
À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics recueille des informations concernant vos activités sur notre site, en plus du chemin parcouru pour y arriver. Ces données sont recueillies par Google aux États-Unis et sont stockées dans leurs centres de données locaux et aux États-Unis. Toutes les données recueillies par Google Analytics sont généralement dépersonnalisées.
Il peut être possible d’empêcher la collecte de ces renseignements par Google Analytics (et, par conséquent, par la Maison de l’amitié) en utilisant un module complémentaire tel que Google Analytics Opt-out. Bien que la Maison de l’amitié ne vous en dissuade pas, la Maison de l’amitié n’assume aucune responsabilité à l’égard de votre usage d’un tel logiciel.
Nous utilisons également des témoins sur notre site Web pour conserver une trace de votre consentement à notre politique de confidentialité. Il peut être supprimé en effaçant les témoins de votre navigateur.
Nous recueillons votre adresse IP et les URL des pages que vous visitez afin de pouvoir vous fournir les pages Web sollicitées. Ces données sont recueillies par notre service d’hébergement au Canada.
Contenu imbriqué d’autres sites web
Les pages de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles, etc.). Le contenu intégré à partir d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur ces autres sites.
Ces autres sites web pourraient recueillir des données sur vous, utiliser des témoins, installer des outils de suivi tierce-partie ou suivre vos interactions avec ces contenus intégrés si vous disposez d’un compte et êtes connecté à leur site Web.
Bénévoles
En tant que centre communautaire avec un grand bassin de bénévoles, nous recueillons certains de vos renseignements personnels. Ces renseignements comprennent votre nom, vos coordonnées, votre âge, vos disponibilités, votre niveau de langue et dans quelques cas, des renseignements figurant sur une pièce d’identité. Ces informations servent uniquement à vous fournir les services demandés. Pour y parvenir, elles sont divulguées exclusivement aux membres du personnel autorisées.
Nous communiquons également votre nom et votre courriel aux employées travaillant aux postes de communications afin qu'elles puissent vous inscrire sur notre liste de diffusion pour notre infolettre.
Tous vos renseignements personnels sont sauvegardés de façon confidentielle sur le réseau, dans le Google Drive, et sur le CiviCRM de la Maison de l’amitié pour la durée de votre parcours à la Maison de l’amitié.
Étudiantes actuelles ou potentielles
En tant que fournisseur de cours de langue, nous recueillons certains de vos renseignements personnels. Ces renseignements comprennent votre nom, vos coordonnées, votre code postal, votre âge, votre pays d’origine, vos disponibilités, et votre niveau de langue, et dans quelques cas, des renseignements figurant sur une pièce d’identité. Cette information sert uniquement à vous fournir les services demandés. Pour y parvenir, elles sont divulguées exclusivement aux membres du personnel autorisées.
Nous communiquons également votre nom et votre courriel aux enseignantes bénévoles ainsi qu’aux employées travaillant aux postes de communications afin qu'elles puissent vous inscrire sur notre liste de diffusion pour notre infolettre.
Tous vos renseignements personnels sont sauvegardés de façon confidentielle sur notre réseau, Google Drive, et CiviCRM pour la durée de votre parcours à la Maison de l’amitié.
Les étudiantes peuvent payer leurs cours en espèces, par carte de crédit ou par visa. Si elles choisissent de payer par carte de débit ou carte de crédit, elles peuvent le faire à la réception ou en ligne. Nous utilisons Shopify pour les paiements en personne et Stripe pour les paiements en ligne. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Shopify ici et celle de Stripe ici.
Résidentes
En tant que propriétaire, nous recueillons certains de vos renseignements personnels. Ces renseignements comprennent votre nom, vos coordonnées, votre ancienne adresse, votre âge, votre pays d’origine, et dans quelques cas, des renseignements figurant sur une pièce d’identité. Cette information sert uniquement à vous fournir les services demandés et remplir le bail.
Ces informations ne sont accessibles qu’à la Coordonnatrice de la résidence, la Direction et au Coordonnateur administratif et comptable. Elles sont sauvegardées sur le Google Drive et le réseau de la Maison de l’amitié. Voir précisions sur Google Drive plus haut.
Locataires de nos espaces
Nous utilisons le logiciel Pomclass pour gérer la location de nos espaces. En louant nos espaces, vous consentez à ce que votre nom, adresse courriel, et heures de location soient stockés dans les bases de données de Pomclass. La politique de confidentialité de Pomclass est accessible ici.
Employées, fournisseurs de services, travailleuses compensatoires, candidates pour un poste, et membres du conseil d’administration
Les données sensibles des employées, fournisseuses de services, travailleuses compensatoires, candidates pour un poste, et des membres du conseil d’administration, telles que les données financières, le numéro d’assurance sociale, les cartes d’identité et tout autre document sensible lié aux ressources humaines, sont stockées dans les dossiers physiques verrouillés de la Maison de l’amitié et sur un ordinateur qui exige une couche de protection par mot de passe dans une salle verrouillée. Ces informations ne sont accessibles qu’à la Direction et au Coordonnateur administratif et comptable.
D’autres renseignements relatifs au personnel, tels que les contrats de travail et les informations salariales, sont stockées dans notre réseau interne ainsi que les dossiers physiques verrouillés de la Maison de l’amitié et sont accessibles seulement aux membres autorisées du personnel administratif.
Pour gérer les heures des travailleuses compensatoires, nous utilisons le portail du programme de Travailleuses compensatoires des YMCA du Québec. Vous trouverez leur politique de confidentialité ici.
Abonnées à notre infolettre
Nous utilisons Mailchimp / Intuit pour notre infolettre. En vous inscrivant à notre infolettre, vous consentez à ce que votre adresse courriel soit stockée dans les bases de données de Mailchimp aux États-Unis. La politique de confidentialité de Mailchimp est accessible ici. Si vous vous désabonnez, vos coordonnées sont effacées dans les six mois suivants. Si vous demandez une réinitialisation de votre mot de passe, votre adresse IP sera incluse dans le courriel de réinitialisation.
Participantes à nos formations ou ateliers
En vous inscrivant à l’un de nos formations ou ateliers, nous pourrions vous demander les informations suivantes : votre nom, numéro de téléphone, courriel, titre du poste et organisation, et besoins en matière d’accessibilité.
Ces renseignements pourraient être stockés sur notre réseau ou dans notre Google Drive organisationnel. Veuillez noter que ce dernier stocke vos données au Canada et aux États-Unis.
Membres
Nos membres sont nos bénévoles ainsi que nos donatrices qui nous ont donné 20 $ ou plus au cours d'une année donnée. Veuillez-vous référer à leurs catégories pour connaître les données personnelles que nous collectons.
Donatrices
Nous utilisons CANADAHELPS CANADON (« CanaDon ») pour traiter les dons en ligne. La politique de confidentialité de CanaDon est accessible ici. Si vous mettez fin à vos dons, vos coordonnées sont effacées dans les six mois suivants.
Si vous demandez une réinitialisation de votre mot de passe, votre adresse IP sera incluse dans le courriel de réinitialisation.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous gardons les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos services. Durant la période de conservation, nous prendrons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels, par exemple, en veillant à ce que les informations ne soient accessibles qu'à un nombre limité de membres du personnel, en s'assurant que les données sont protégées par un mot de passe ou qu'elles sont sous clé.
Nous maintenons des mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre les risques de perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Par exemple, nous veillons à ce que les informations ne soient accessibles qu'à un nombre limité de membres du personnel, en s'assurant que les données sont protégées par un mot de passe, ou qu'elles sont sous clé.
Pendant que nous conservons vos données, vous pouvez nous demander en tout temps de vous envoyer vos renseignements personnels dont nous disposons, tels que vos notes, cours suivis, etc. Nous vous les enverrons par PDF dans un courriel dans les plus brefs délais.
Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits avec les mêmes mesures de protection. Seules les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées.
Néanmoins, si vous envoyez des informations via le web ou par courrier électronique, il existe toujours un risque de piratage de vos renseignements personnels compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via le web. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.
Dans l'éventualité où un incident de confidentialité touchait les données personnelles des personnes visées par la Politique, nous enverrons un avis aux personnes visées dont les renseignements personnels ont été atteints dans les 24 heures suivant la connaissance de l'incident.
DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à une entreprise tierce sans le consentement écrit de la cliente concernée. Aucun renseignement n’est fourni à une tierce partie à des fins de marketing. Nous tenons une liste d’adresses électroniques des personnes inscrites à notre infolettre pour les informer des évènements, groupes et ateliers à venir. Si vous le désirez, vous pouvez facilement vous désinscrire de cette liste d’envoi.
TRANSPARENCE
Nous prenons des mesures pour veiller à ce que nos employées et bénévoles soient sensibilisées aux enjeux entourant la protection des renseignements personnels. Sur demande, nous communiquerons l’information sur nos pratiques avec vous.
SUPPRESSION ET DESTRUCTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Une fois qu’ils ne sont plus requis, vos renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée.
Si vous souhaitez retirer vos données personnelles vous concernant de nos systèmes, vous devez adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels (ses coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique). Cette demande doit être assez détaillée pour nous permettre d’authentifier l’identité de la personne concernée qui présente une des demandes.
Nous supprimerons tous vos renseignements personnels dans un délai maximal de 30 jours ouvrables. Ceci ne prend pas en compte les données conservées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité. Sans cela, vos renseignements seront conservés le temps de vous fournir les services demandés ou comme requis par la loi et les associations professionnelles qui dirigent notre pratique. La suppression des renseignements personnels est faite de manière sécurisée et confidentielle conformément à notre Politique.
Vous pouvez vous désabonner de notre infolettre à tout moment en cliquant sur le bouton de désabonnement situé au bas de chaque infolettre que nous envoyons.
COLLABORATION
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, notamment en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante, vous pourrez saisir la Commission d’Accès à l’Information d’une demande d’examen de mésentente.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Pour toute question au sujet de la présente Politique, des pratiques de protection des renseignements personnels de la Maison de l’amitié, ou si vous désirez apporter des corrections, accéder à vos renseignements personnels, ou retirer votre consentement, veuillez contacter :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Dora-Marie Goulet
514-843-4356 poste 1027